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AIM ETHIX – Wie wird eingereicht: Formalitäten und Vorabeinverständnis mit AIM ETHIX-Prozedere 

>Einzureichende Unterlagen und Anschauungsmittel<

Der Einreichende stellt seine Erfindung unter Anwendung der verwandten AI-Komponenten dem AIM ETHIX vor.

Dazu bedient er sich der Formblätter, die online zum Abruf bereitgestellt werden, sobald die Ausschreibung eröffnet ist.

Eine eigeninitiativ dargereichte Zusatzdarstellung außerhalb der Formblätter, ggf. via Anschauungshilfe, ist zulässig, wenn sie zwecks Nachvollzug des eingereichten Materials zielführend, das heißt kurz und verständlich ist. Zusatzdarstellungen, deren Einbeziehung die Vergleichbarkeit mit den übrigen eingereichten Beiträgen beeinträchtigen würde, bleiben unberücksichtigt. Ob eine solche mögliche Beeinträchtigung vorliegt, liegt im alleinigen Ermessen der Jury-Mitglieder.

>Präsentation vor Jury<

Der Einreichende erklärt seine Bereitschaft, auf Einladung seine Anwendung in Form einer persönlichen und physischen Präsentation den Jury-Mitgliedern vorzustellen. Spesen für Anreise, Unterbringung und Verpflegung zwecks einer solchen Präsentation werden gegen Nachweis bis zu einem Betrag von 700 Euro erstattet.  

Soweit eine Präsentation auf Wunsch der Preisausrichters lediglich über Videoschaltung durchgeführt wird, erklärt der Einreichende auch dazu seine Bereitschaft. Ein Spesenersatz entfällt. 

Ansprüche auf eine persönliche Präsentation gegenüber der Jury, sei sie physisch oder via Videoschaltung, bestehen nicht.

>Fristen<

Die Unterlagen für den AIM ETHIX 2025 sind in vollständiger Form an die folgende Adresse einzureichen:

Fristen werden bei Ausschreibungseröffnung bekannt gegeben

Verspätete Einreichungen können nicht berücksichtigt werden.

>Vereinbarkeit der Einreichung mit Sponsoren<

Mit Übersendung seines Beitrags für den AIM ETHIX stehen der Einreichende – und bei seiner Vertretung einer juristischen Person: auch diese – dem Preisausrichter dafür ein, dass der eingereichte Beitrag mit allen Sponsoren für den AIM ETHIX, die zu diesem Zeitpunkt auf der Website bekanntgemacht sind, aus Sicht des Einreichenden und der von ihm vertretenen Einrichtung vereinbar ist.

Sollten sich zu einem ggf. späteren Zeitpunkt Interessenskollisionen aufgrund Marktkonkurrenzen herausstellen, erklärt der Einreichende seine Bereitschaft, seinen Beitrag auf Anforderung des Preisausrichters zurückzuziehen, wenn anderenfalls die Einwerbung bzw. Beibehaltung von Sponsorenmitteln für den Preisausrichter zugunsten des AIM ETHIX gefährdet ist. 

>Einreichender ist Kreativteam-Leistungsträger<

Die einreichende Person bestätigt durch die Einreichung, der/die maßgebliche Leistungsträger/-in im Kreativteam der entwickelten Anwendung/Erfindung zu sein. Nicht zulässig ist demnach eine Einreichung durch eine natürliche Person, die sich allein dadurch auszeichnet, ein Organ wie Geschäftsführer/-in oder Inhaber/-in einer Verwaltungsfunktion für die Einrichtung zu sein, in deren Namen die Einreichung erfolgt. 

Eine Identität ist aber unschädlich, sofern die einreichende Person zusätzlich zu ihrer Qualität, maßgebliche/-r Leistungsträger/-in der Einreichung zu sein, Funktionen für das von ihr vertretene Haus wahrnimmt, wie etwa dessen Geschäftsführung.

>Selbstverpflichtung zur Präsenz bei Preisverleihung <

Im Fall der Preisträgerschaft erklärt der Einreichende mit Einreichung selbstverpflichtend seine Bereitschaft, seinen Beitrag in Form einer persönlichen und physischen vor Ort-Präsentation bei der Preisverleihungsgala der Öffentlichkeit vorzustellen und für Fragen der Presse und/oder aus dem Publikum und für Presseaufnahmen (mit Bild und Ton) zur Verfügung zu stehen. 

Ist der Preisträger aufgrund Erkrankung oder aus dringenden persönlichen Gründen an der Gala-Teilnahme verhindert, hat er so frühzeitig wie möglich und nach besten Kräften für geeigneten und kompetenten Ersatz für seine Person Sorge zu tragen und den Preisausrichter hierüber schnellstmöglich zu informieren. Gewünscht ist eine Ersatz-Person aus dem Kreativteam des eingereichten Beitrags. 

Der Einreichende hat bereits mit Einreichung seine/-n für diesen Fall voraussichtliche/-n Vertreter/-in inkl. seiner/ihrer Kontaktdaten zu benennen, so dass alle Fragen der Organisation rechtzeitig geklärt werden können. 

Für die Ersatzperson gilt das Obenstehende, mithin der Wunsch des Preisausrichters nach einer persönlichen und physischen vor Ort-Präsentation.  Eine Ersatz-Präsenz in Form einer Videoschaltung ist ausdrücklich nicht erwünscht. Der Einreichende wird bei persönlicher Verhinderung nach besten Kräften darauf hinwirken, dass dem Wunsch des Preisausrichters über den Terminvertreter entsprochen wird.

Spesen für Anreise, Unterbringung und Verpflegung zwecks einer solchen Präsentation auf der Preisverleihungsgala werden gegen Nachweis bis zu einem Betrag von 700 Euro erstattet.

>Vertraulichkeit<

Ansprüche auf eine vertrauliche Behandlung eingereichter Unterlagen durch den Preisausrichter, seine (Co-)Träger und die Jury-Mitglieder bis zu einer Veröffentlichung via Preisverleihungs-Gala bestehen dem Grundsatz nach ausdrücklich nicht. 

Soweit bei einer Einreichung gleichwohl ein Vertraulichkeitsbedürfnis besteht, ist dies proaktiv vom Einreichenden unter Begründung des Bedürfnisses und unter Kennzeichnung der sachlichen und zeitlichen Reichweite des Vertraulichkeitsgebots deutlich zu machen. Die zeitliche Reichweite darf maximal bis zur Preisverleihungsgala reichen.

Soweit der Gleichbehandlungsgrundsatz einer Berücksichtigung der Einreichung dann nicht entgegensteht, liegt es im Ermessen des Preisausrichters, ob die Einreichung zum AIM ETHIX zugelassen wird. Wird sie zugelassen, haben Preisausrichter, (Co-)Träger und Jury-Mitglieder die Vertraulichkeit im gekennzeichneten Umfang zu beachten.

>Datenschutz<

Der Einreichende erklärt seine Einwilligung zur Datenverarbeitung nach Art. 21 DSGVO.

>Einverständnis mit einem ggf. erforderlichen Ausschluss

Eine Teilnahmeberechtigung besteht nicht. Insbesondere behält sich der Preisausrichter vor – auch während der gesamten Durchführung des AIM ETHIX – , einen Einreichenden jederzeit auszuschließen, wenn sich erweist, dass gegen Formalia in mehr als nur unbeachtlicher Form verstoßen wurde und/oder wenn sich ein Näheverhältnis zu einer Person erweist, die zum Team des AIM ETHIX oder zu dessen (Co-)Trägern oder einem Jury-Mitglied besteht, unabhängig davon, ob den Einreichenden insoweit ein Verschulden trifft oder nicht. 


Dr. Reinhard Schultze

Ihr Ansprechpartner rund um alle Fragen der Einreichungen zum AIM ETHIX

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